La facture de l’auto entrepreneur n’est pas seulement un document permettant de percevoir une rémunération due à un service ou à un produit vendu. Elle est essentielle pour l’activité de l’entreprise et l’accompagnera durant toute sa vie.
Mais quelles sont les règles à respecter avant de transmettre une facture au client ? Quelles sont les conséquences de la perte d’une facture ? Comment éviter de perdre du temps et de l’argent avec des clients qui ne paient pas ? Nous allons essayer de répondre à toutes ces questions à travers cet article.
Mais avant cela, 3 règles majeures à ne pas ignorer :
- Pas de rémunération sans facture,
- La facture est une obligation comptable,
- La facture doit doit être archivée pendant une période minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice comptable (Art. L.123-22 du Code de Commerce).
Les exigences de la facture de l’auto entrepreneur ?
Ce n’est pas parce que l’on est auto entrepreneur, et que l’on doit faire n’importe quoi !! La facture de l’auto entrepreneur répond à des règles précises.
Quelles mentions sont-elles obligatoires sur la facture ?
La réponse est toute trouvée, d’où leur nom d’ailleurs. Nous appelons mentions légales obligatoires, toutes les informations devant figurer sur chacune de vos factures.
- Identifiez-vous : Renseignez vos coordonnées : nom et adresse ou nom commercial. Inscrivez également votre numéro SIREN, RCS + (la ville d’immatriculation) ou encore RM.
- A qui vous adressez-vous ? Indiquez le nom de votre client et ses coordonnées, son numéro de SIREN, Sa raison sociale en précisant sa forme juridique (EURL, SARL, SAS, SA etc…) s‘il s’agit d’une entreprise.
- Qualifiez votre facture : Chaque facture de l’auto entrepreneur doit comporter un numéro ayant une logique chronologique. Vous êtes libre dans le choix de l’index mais le numéro doit répondre à un ordre croissant. Un numéro manquant constitue une erreur comptable. Il est nécessaire de préciser la date d’émission et la désignation des produits ou services (généralement un copier/coller du devis validé), équipez vous d’un logiciel de facturation efficace et vous gagnerez beaucoup de temps
- En bas de la facture : Plusieurs mentions légales obligatoires essentielles en bas de page de la facture doivent figurer :
+ Le prix : Toujours indiquer « prix à payer » ainsi que la mention « TVA non applicable, art. 239B du CGI »
+ Les conditions d’escomptes (taux de réduction appliqué sur la facture en cas de paiement anticipé.).
+ La date de limite de paiement et les pénalités de retard de règlement, ainsi que les moyens de paiement acceptés.
+ Indiquez en fin de document, la date de livraison si elle est différente de la date d’émission de la facture.
NB : Chaque mention oubliée est passible d’une amende !!
Comment gérer la TVA, quand on est auto entrepreneur ?
Et bien, quand on est auto entrepreneur on ne la gère pas !! En effet, l’auto entrepreneur ne doit pas faire figurer la TVA sur sa facture. Le montant y est indiqué net à payer. C’est pour cela que les mentions « prix à payer » et « TVA non applicable, art. 239B du CGI » sont très importantes. L’auto entrepreneur facture toujours en hors taxe.
Comment corriger une erreur de facturation ?
Comme vous l’avez compris, la chronologie est primordiale dans la facturation d’une entreprise. Il est interdit de supprimer ou de modifier une facture déjà émise ou transmise !! C’est à ce moment que la facture d’avoir intervient.
Lorsque que vous devez modifier le montant d’une facture, il est obligatoire d’émettre une nouvelle facture ayant un montant négatif, dans le but d’annuler la précédente. Ensuite vous devez créer une nouvelle facture corrigée. Chacun de ces documents doit comporter un numéro différent. Ce sont les joies de la comptabilité !!
La sauvegarde impasse ou pas !!
Non !! Nous l’avons expliqué précédemment, les factures doivent être conservées afin de pouvoir être consultées par l’administration fiscale en cas de contrôle. Nous sommes dans l’aire de la dématérialisation des factures. Ayez le réflex de numériser vos factures et de les sauvegarder à l’abri de la destruction, de la perte ou du vol.
Vous pouvez également opter pour une solution plus sûre en choisissant un logiciel de facturation en ligne, vous offrant la possibilité de sauvegarder de manière efficace tous vos documents.
3 conseils pour ne pas y perdre des plumes !!
N°1 – Choisir le bon mode de règlement.
En fonction de votre activité privilégiez les moyens sécurisés, efficaces et rapides. Nous avons une préférence pour les paiements par carte bancaire. Il existe aujourd’hui des applications mobiles ou des boîtiers TPE directement raccordés sur votre tablette.
N°2 – Anticiper les règlements.
Proposez un escompte pour tous règlements anticipés. Vous réduisez votre prix de vente mais vous gérez au mieux votre trésorerie. En cas de vente de matériel ou de fournitures, demandez obligatoirement un acompte qui devra couvrir la majeure partie de vos frais.
N°3 – Avoir un tableau de bord.
Il est impératif d’acquérir un outil, vous permettant de garder un œil sur votre activité. Les devis en attentes de retour ou les factures impayées. Organisez et automatisez vos relances et gagnez du temps.
