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Choisir le meilleur logiciel de facturation ? Le guide en 5 questions.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de facturation ?

Dans la vie des petites entreprises, la facturation est souvent perçu comme un fardeau et une perte de temps. Et pourtant c’est une activité vitale car si mal réalisée votre entreprise peut se retrouver avec une panoplie d’erreurs, d’oubli de relances et de problèmes de trésorerie.

Dans un monde où la compétition devient rude, où dénicher de nouveaux clients devient une activité à temps plein et où récupérer son argent gagné devient une bataille quotidienne, les petites entreprises n’ont plus de temps à perdre dans les problématiques de gestion de factures et de devis.

C’est pour cela que la décision de se doter d’un logiciel pour la gestion de la facturation est une décision stratégique qui peut augmenter votre compétitivité d’une manière étonnante à condition que le logiciel choisi corresponde à votre activité et à votre manière de travailler.

 

Comment donc choisir le meilleur logiciel de facturation ?

Quoi que puissent vous dire les éditeurs de solutions de gestion de factures et de devis, il n’y a pas de meilleur logiciel de facturation qui existe.

Pire encore, choisir un logiciel qui ne vous correspond pas peut empirer votre situation dans la mesure où vous allez perdre plus de temps et plus d’argent même si c’est une solution gratuite. Au final vous reviendrez à votre ancienne méthode.

Pour ne pas vous tromper dans votre choix, voici un guide sous forme de 5 questions à prendre en compte avant de vous engager :

Question 1 : D’où je veux utiliser mon logiciel ?

quel materiel choisir pour utiliser mon logiciel de facturationEn effet, à moins que vous souhaitiez acheter de nouveaux matériels informatiques, il est préférable de choisir une solution qui est compatible avec votre matériel existant.

Si vous n’êtes pas encore équipé, plusieurs choix de matériels s’offrent à vous. Citons les plus connus :

– PC

– MAC

– Tablette Android

– Tablette iPad (Apple)

– Tablette Windows

– Smartphone Android

– iPhone

Des solutions de facturations et de gestion des devis existent pour toutes ces plateformes. Certaines en supportent plusieurs en même temps.

Ce qu’il faut tenir en compte c’est le confort d’utilisation et le nomadisme. Un logiciel sur PC ou MAC dispose d’un écran plus grand à exploiter et aura donc plus de confort dans l’usage voir plus de fonctionnalités. Toutefois, vous n’allez pas pouvoir prendre votre PC avec vous si vous vous déplacer souvent contrairement à un logiciel de facturation sur tablette iPad ou Android. Aussi, les tablettes offre souvent des fonctionnalités inédites tel que la signature des devis.

Le cas des Smartphones est similaire à celui des tablettes  sauf que vous disposez nettement de moins d’espace de travail. C’est une solution qui doit être soit temporaire soit en complément avec une autre. Certains logiciels disposent en effet de possibilité de synchronisation pour imaginer une combinaison PC au bureau et Smartphone en déplacement.

Question 2 : Ai-je besoin d’être connecté tout le temps à Internet ? 

Logiciel de facturation en ligne ou en local ?

Certaines solutions de gestion de factures et de devis ont besoin d’internet pour fonctionner. C’est ce qu’on appelle en langage technique des solutions en ligne, sur le Cloud (nuage) ou encore en mode SaaS (Software as a service).

Les autres applications qui n’ont pas besoin d’internet sont en mode local.

La grande différence entre les deux est le fait que la solution en ligne (Cloud) sauvegarde vos données sur des serveurs externes qui appartiennent à l’éditeur du logiciel contrairement aux applications en mode local qui sauvegardent vos données sur votre équipement (PC, tablette ipad ou android, Téléphone…).

On peut facilement donc deviner les avantages et les inconvénients de chacune des solutions :

Avantages mode en ligne

Inconvénients mode en ligne

– Je ne m’occupe pas de la sauvegarde de mes données.- Je ne m’occupe pas de la maintenance du logiciel et des mises à jour.- On peut travailler facilement à plusieurs si la solution le permet

– C’est souvent un abonnement que je peux arrêter quand je veux.

– Je suis obligé d’être connecté à internet pour accéder à mes données.- Je suis tributaire du service offert par le prestataire.- Je ne contrôle pas la qualité de ce qui est fait pour la sauvegarde de mes données.

Avantages mode local

Inconvénients mode local

– J’ai un contrôle total sur mes données- J’ai un accès quand je veux à mes données sans besoin d’internet- Je contrôle ma sécurité et la qualité de la sauvegarde des données. – Je dois m’occuper de la sauvegarde des données moi-même.- Je dois m’occuper de la maintenance matériel et logiciel de la solution choisie.- Je ne profite pas systématiquement des mises à jour automatiques du logiciel

– C’est souvent un achat que je ne peux pas revendre si la solution n’est pas adéquate.

 

Dans le cas d’une petite entreprise nous conseillons de choisir une solution de facturation en ligne. En effet, il est rare que l’entreprise dispose de la compétence nécessaire pour gérer la sauvegarde des données par elle-même. Or c’est un aspect vital dans l’utilisation d’un logiciel de facturation. Imaginez que du jour au lendemain vous avez perdu tous ce que vous avez facturé les 3 derniers mois !!!

Toutefois, il existe des applications qui allient les avantages des 2 modes en proposant des services innovants. A vous de bien regarder les possibilités que vous offre la solution choisie.service client efficace pour aider à faire les facture et les devis

Assurez-vous aussi que l’éditeur de la solution choisie est une société sérieuse. En effet, vous allez leur confier vos données et votre activité sera tributaire de la qualité de son service. Il faut donc vous assurer que l’éditeur :

– dispose de serveurs performants en France,

– qu’il a une politique de sauvegarde de données,

– qu’il dispose d’un service client réactif en cas de problème,

– et qu’il vous offre la possibilité de récupérer vos données à n’importe quel moment sans conditions.

Question 3 : Quelles sont les fonctionnalités dont j’ai besoin ?

Un logiciel de facturation est souvent bien plus qu’un simple facturier papier. C’est donc l’occasion pour vous d’informatiser d’autres opérations quotidiennes pour exploiter au mieux votre logiciel.

Chaque éditeur ajoute son grain de sel pour se différencier des autres. Or en se différenciant on se spécialise. Certains logiciels sont donc mieux adaptés à certains secteurs (BTP, Médecins, Avocats…), d’autres sont généralistes et se spécialisent par tailles de sociétés (auto-entrepreneurs, Artisans, TPE, PME…).

Pour les petites entreprises, le choix d’un logiciel généraliste est souvent le plus judicieux car c’est celui qui apporte le meilleur rapport Qualité/Prix. En effet, un logiciel spécialisé, sous prétexte qu’il est spécialisé et qu’il va tout faire à votre place, va vous demander un plus grand budget et un plus grand investissement en terme d’apprentissage.

Toutefois, en choisissant un logiciel généraliste, vous devez vous assurez qu’il dispose des fonctionnalités qu’il vous faut. Voici une liste des fonctionnalités les plus connues et les plus utilisées et dont vous aurez surement besoin :

– Gestion des devis et factures : Création, suivi du statut, duplication, transformation en facture, Personnalisation avec logo, signature client sur ipad ou tablette android, envoi par mail du document, factures d’acomptes, facture proforma…

– Gestion des paiements : ajouter un paiement, lier le paiement à une facture…

– Gestion des clients et fournisseurs : gérer votre base de contacts

– Bibliothèque des articles : possibilité de sauvegarder la liste des articles utilisés dans les documents

– Rapports et statistiques : différents rapports vous permettant de suivre l’état de votre chiffre d’affaire, de vos encours clients…

Un bon conseil est de choisir le meilleur logiciel de facturation dans sa fonction principale. Exemple, évitez de choisir un logiciel qui vous produit des statistiques très sympathiques mais qui d’un autre côté est très pénible pour créer vos factures et vos devis.

Le meilleur moyen de vous assurer des bonnes fonctionnalités est de tester par vous-même les logiciels. C’est pour cela qu’il faut privilégier les solutions qui offrent un mode gratuit qui vous permet de vous faire une idée précise de l’application.

Autre point important, est ce que l’éditeur de la solution choisie est à l’écoute pour ajouter de nouvelles fonctionnalités qui sont devenu nécessaires de par le temps ? En effet, rien de plus pénible de devoir changer d’outil car celui-ci est devenu obsolète. Assurez-vous que l’éditeur choisi maintien bien son application et reste proche de sa communauté d’utilisateurs.

Question 4 : Qui va utiliser le logiciel ?

C’est une question qui semble anodine mais pourtant bien importante quand on parle d’une solution informatique.

En effet, deux aspects sont liés à cette question :

– Difficulté de la prise en main,

– Droit d’accès et de modification

En effet, certaines applications de facturation sont plus difficiles  à prendre en main que d’autres. Il faudra prendre en compte la capacité d’utilisation de l’outil informatique de ceux qui seront amenés à travailler dessus. Si vous savez que votre équipe ne contient pas des foudres de guerres  en informatique et qu’ils mettront du temps à être productif avec l’outil, le meilleur logiciel de facturation pour vous doit disposer d’une interface très ergonomique voir minimaliste.

Autre points important est la disponibilité d’un service client efficace et facilement joignable chez l’éditeur (chat, mail, téléphone) qui vous aidera à la prise en main les premiers jours et sera disponible pour vous à n’importe quel moment pour vous guider.

Le deuxième aspect concerne le droit d’accès de vos collaborateurs. Si vous avez besoin que votre équipe n’ait pas accès qu’à une partie des informations (Devis seulement par exemple), il faudra vous assurer que le logiciel donne la possibilité de configurer les droits de chacun.

Notez aussi que certaines solutions offre la possibilité de donner l’accès à votre comptable pour lui faciliter la réalisation de votre comptabilité. C’est un point non négligeable connaissant les problématiques de comptabilité des petites entreprises.

Question 5 : Comment je veux m’engager ?

La dernière question concerne l’aspect financier et le mode d’engagement que vous offre la solution choisie.

Plusieurs modes d’engagement sont proposés par les  éditeurs de logiciel de facturation et de comptabilité :

– Par abonnement (mensuel, annuel, voir plus)

– Par usage (fonctionnalités, nombre de documents créés, nombre d’utilisateurs…)

– Achat direct pour les applications en mode local

– Gratuit

La meilleure option pour les auto-entrepreneurs, artisans et petites entreprises reste l’abonnement car souvent il est possible de l’arrêter quand on veut. Sauf bien sûr engagement sur longue durée quand on est confiant dans l’application et qu’on veut diminuer le coût mensuel de l’utilisation.

Il faut aussi faire attention aux solutions qui ont des coûts cachés. En effet, certains éditeurs vous proposent un aboncontratnement mensuel attractif mais qui derrière cache des coûts pour l’usage de telles ou telles fonctionnalités qui peuvent être importante pour vous.

Les versions gratuites sont aussi une bonne alternative pour démarrer. Mais seulement pour vous familiariser avec le logiciel et être sûr de votre choix. Evitez les solutions totalement gratuites qui ne disposent pas d’un mode payant. En effet, ces derniers n’ont souvent pas de service client digne de ce nom et n’ont pas de moyens pour bien sauvegarder vos données.

Enfin, assurez-vous que le contrat qui vous lie avec l’éditeur en utilisant son application vous protège suffisamment et vous donne le droit à un recours juridique si nécessaire sur le sol français.

 

Exemple de logiciel de facturation et de gestion des devis : Artinove

Le logiciel de facturation Artinove est un des meilleurs logiciels de facturations à destinations des auto-entrepreneurs, artisans et petites entreprises.

Il dispose de 2 modes de fonctionnements :

– Un principal en mode connecté (mode en ligne)

– Un secondaire en mode nomade non connecté sur les tablettes (sans internet)

Cette deuxième fonctionnalité permet aux artisans et auto-entrepreneurs de réaliser les devis chez leurs clients sans se soucier de l’état de la connexion internet.

Artinove est optimisé pour fonctionner sur les PC et MAC et dispose aussi d’une version iPAd et tablette Android.

Le service client est disponible 5 jours sur 7 par Chat, Mail et téléphone. Contactez le pour vous conseiller sur votre choix de logiciel de facturation.

 

A.E.

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