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Une bonne gestion, le secret pour ne pas planter sa boîte ?

Ce matin, la rédaction de l’artiblog se creuse la tête pour trouver un sujet pertinent, intéressant, stimulant, enfin bref génial !! Mais aujourd’hui, panne sèche… rien, mais rien de rien…

– Bonjour l’équipe, ça va ? (ça c’est Pascale, notre comptable)

– Moyen, on est en panne d’inspiration…

– Pourquoi ne pas écrire un article sur les réflexes à avoir pour une bonne gestion d’entreprise ? C’est à dire…

Et bien c’est simple, de nombreux dirigeants d’entreprises savent trouver des clients, obtenir de bons prix auprès de leurs fournisseurs mais quand il s’agit de gérer efficacement leur trésorerie, organiser leurs tâches administratif, c’est plus compliqué.

Mais oui, c’est une très bonne idée : Comment bien gérer sa TPE ? Le voilà notre sujet !!

– Merci Pascale, tu vas bien nous donner un coup de main pour l’écriture maintenant ? Let’s go !!

 

Nous allons donc vous confier les secrets d'une bonne gestion de Pascale BERCOVICI, une comptable dynamique à Lyon.
En effet 1 jeune entreprise sur 3 font faillites avant leurs 3 ans. Comment bien d'artisans ferme boutique, non par manque de travail mais à cause d'une mauvaise gestion ? Quand on lève la tête de la pile, il est souvent trop tard.
Alors par quoi commence-t-on ?

A à Z, le classement ne serait-il pas la base d’une bonne gestion ?

On jette le papier et on passe au numérique.

Ce n’est pas seulement notre regard écologique de la chose mais il est clair qu’en 2015, il est plus que temps de pénétrer dans l’aire du numérique. Une bonne gestion d’entreprise passe obligatoirement par une transformation de votre organisation. Le classement numérique ne permet pas uniquement de supprimer le papier mais aussi un gain de temps inimaginable.

Avouez qu’il est plus facile de retrouver une facture en tapant son numéro dans le moteur de recherche de votre ordinateur, que de les passer toutes en revue, non ? En plus celle qu’on cherche est toujours à la fin…

Alors on scan, on trie, on jette, on crée des dossiers et on classe.

Quoi ? Vous n’avez pas scanner ? Achetez en un ? Pas d’argent non plus ? Alors téléchargez une application gratuite sur votre smartphone !! Pas d’Iphone ? Là, je ne plus rien pour vous… (Avant de me faire insulter par les défenseurs de la liberté, je précise que c’est de l’humour…).

Une bonne gestion c’est organiser son entreprise.

Je sais vous n’êtes pas une multinationale mais même dans une équipe de 5 personnes chacun à des tâches, des responsabilités et des compétences différentes.

Donc voilà notre conseil, organisez vos dossiers informatiques par services. Chaque membre de l’équipe doit avoir accès à son espace personnel et aux dossiers communs pour lesquels il possède les droits.

Exemple d’organisation : ADMINISTRATIF/COMMERCIAL/MARKETING/COMMUNICATION/TECHNIQUE (PRODUCTION), vous faites comme vous voulez…

Plus de sauvegarde en local ou sur votre bureau, s’il vous plait.

Le principal est de centraliser l’accès à ces dossiers et de les rendre accessibles à distance. Soit sur un serveur (attention aux investissements), soit un serveur NAS (serveur de sauvegarde) ou via une solution en SAAS type DropBox pro.

L’organisation administrative de votre équipe assurera une bonne gestion des tâches, évitera les doublons de fichier, limitera les erreurs et la perte de données, afin vous avez compris…

Protégez vos données.

Vous avez suivi notre conseil et vous avez supprimé le papier ? Toute l’équipe Artinove vous en félicite mais maintenant il faut les protéger.

Le piratage, le hacking ou autre méthode malfaisante, vous connaissez ?

Je vais vous confier un secret, il n’y a aucune solution 100% fiable. Si votre compte bancaire est bourré à craquer, il existe des solutions de sauvegarde externalisés ultras sécurisés et très chères.

Pour les autres, faites des copies sur disque dur régulières, ou optez pour une solution type Dropbox. Pas 100% fiable mais tout de même très efficace.

Savoir choisir ceux qui vous entourent.

Choisir avec soin son personnel comptable & ses partenaires.

Savoir s’entourer de bon fournisseurs c’est essentiel, et le choix est toujours plus facile quand il s’agit de notre coeur de business et encore…

Mais quand il s’agit de son comptable, de son expert comptable, de son avocat c’est plus dur ? Mais c’est tellement essentiel à une bonne gestion d’entreprise.

Le comptable (Pascale prêche pour sa paroisse.) doit être un partenaire de proximité, acteur du pilotage de votre petite entreprise.

Si vous pensez que les actions du comptable se limite à la saisie de vos factures et de vos dépenses, vous êtes loin de la réalité.

Le comptable est à utiliser dans le cadre de vos choix stratégiques, vos investissements, d’un compte rendu d’activité, de la négociation de prêt, de la relance des mauvais payeurs etc… Il doit connaitre votre activité, vos clients, vos difficultés (et pourquoi pas vous permettre de mieux négocier les tarifs de votre expert comptable…).

L’expert comptable souvent moins disponible (à défaut) que votre comptable, est pourtant vital à une bonne gestion, il est le garant de votre comptabilité et de votre bilan. Un bonne gestion en amont vous permettra de lui faciliter la tâche. (d’où la baisse du tarif, mais chut…).

De même que votre avocat, votre expert comptable et votre comptable doivent être choisis en fonction des critères suivants :

– La connaissance de votre métier et de ses rouages

– La gestion d’une entreprise de votre taille

– Le prix (c’est aussi important)

– Les connaissances techniques (Fiscalité, RSI, URSSAF etc…)

Être presque aussi informer que son comptable.

Je sais… ce que vous aimez, c’est votre métier et par forcément celui des autres. Mais pourtant il faudrait le connaitre un peu mieux.

Je ne vous demanderai pas de devenir un comptable ou un avocat à part entière mais seulement d’en comprendre le fonctionnement, avoir des bases en droit du travail, ou en droit commercial.

Il est vital de savoir lire son bilan, pour éviter la question de fin d’année à votre comptable : Combien ai-je gagné cette année ? C’est important, je sais… mais devriez le savoir sans le demander.

Soyez curieux et allez vous renseigner sur les derniers avantages en matière de recrutement d’un apprenti, ou d’un stagiaire, à quelle subvention ai-je droit ? etc…

Former son personnel administratif

La formation est la raison principale de la performance d’une équipe. Une bonne gestion de votre entreprise doit prendre en compte les connaissances de vos collaborateurs et leur montée en compétence.

Vous les rêvez efficace, disponible et réactif alors donnez leur les moyens de l’être. La formation souvent pris en charge par le compte personnel de formation ne doit pas être vue comme une dépense mais comme un investissement.

Plus votre équipe est compétente et plus elle deviendra autonome.

Autonomie égale épanouissement et motivation. Montez les en compétences et fixez avec eux de nouveaux objectifs.

Tenir le cordon de la bourse.

Suivre sa trésorerie au jour le jour

Pour savoir où aller, il vaut mieux connaitre à l’avance les moyens dont vous disposez. Avoir une vision claire de ses comptes bancaire chaque jour et savoir exactement ce qui rentre et ce qui sort, c’est obligatoire si l’on veut que son entreprise soit sur les rails d’une bonne gestion.

Définissez votre budget mensuel et annuel à l’aide d’un tableur ou grâce à un outil budgétaire. Souvent votre logiciel comptable vous permet d’établir vos budgets. Mais, il existe des logiciels en ligne assez pratique et très peu cher.

Nous en avons découvert un dernièrement, à voir ici (entre nous, il est très moche mais ce n’est qu’un détail…). Vous pouvez synchroniser vos comptes bancaires de manière sécurisé, établir votre budget et faire des comparaison entre budget et réalité.

Voir loin, c’est voir mieux

Nous parlions de budget, il y a quelques instants et nous avions raison. Une bonne gestion passe par une vision claire de votre activité financière à moyen terme ou long terme.

Vous devez établir un plan par mois et suivre vos créances fournisseurs chaque semaine. L’anticipation empêche les mauvaises surprises et vous permet de négocier vos délais de paiement. Vous aborderez plus facilement vos dépenses quand vous les verrez arriver de loin.

Les créances clients, encore un point plus qu’important. Trop d’entreprises mettent la clé sous la porte car leurs clients ne les payent pas, nous avons d’ailleurs écrit un article à ce sujet.

Là aussi, suivez rigoureusement vos encaissements à venir, chaque semaine pointez et relancez ceux qui vous doivent de l’argent.

Une bonne gestion est la clé de voûte de votre stratégie. Avant d’investir ou de vous lancer sur un nouveau marché, vous réfléchissez ? Et bien, en matière en gestion quotidienne, c’est la même chose.

Faites réaliser, par votre Pascale (encore elle), une situation comptable tous les six mois pour prévoir les risques et les investissements. Cela peut aussi servir à réévaluer, en cours d’année, l’état de vos marges. Il vaut mieux redresser la barre et changer de cap en mai que de découvrir les conséquences de vos mauvais choix à Noël.

Choisir de bons outils et les utiliser

Trouver le bon outil commercial & comptable

On ne le dira jamais assez, le bon de commande, le bloc de devis ou le facturier en papier (si, si cela existe encore) sont à mettre à la poubelle. Pourquoi ? 3 raisons logiques :

N°1 Un papier, ça se perd

N°2 On a pas tous l’écriture d’une institutrice et un document lisible aide à éviter les litiges

N°3 On réduit ses coûts

On en parlait au début de cette article, une bonne gestion passe par la numérisation. Mais il faut pousser un peu plus loin la réflexion.

L’utilisation d’Excel et Word (pour ne pas les nommer) dans votre facturation quotidienne est un bon compromis entre une mauvaise gestion et une bonne gestion.

Mais si vous souhaitez mieux, il faut moderniser tous ça. Je sais ce que vous pensez, ce sont des outils abordables, relativement faciles à utiliser et le marché fourmille tellement de logiciels tous fantastiques et complets, qu’il est plus facile de résoudre le problème de la paix dans le monde que d’en trouver un qui vous convienne…

Alors 5 critères de choix pour vous aider :

N°1 Il doit être ultra simple et rapide à utiliser.

N°2 Il doit intégrer les fonctions devis, factures, dépenses, trésorerie et tableau de bord.

N°3 Vous devez pouvoir l’utiliser à votre bureau mais aussi chez un client ou sur un chantier. Et à plusieurs en même temps.

N°4 Si il ne vous fait pas gagner du temps jetez-le.

N°5 Le service associé doit être complet : mise à jour, sauvegarde, assistance et cela sans coût supplémentaire

Les critères de sélection sont quasiment équivalent pour votre logiciel comptable. La comptabilité n’est pas votre métier et vous n’êtes pas une grosse PME, pas besoin d’usine à gaz comptable, hors de prix.

Si votre logiciel commercial permet d’intégrer vos dépenses et dispose d’un export comptable ; dans ce cas là, votre comptable ou expert comptable se charge d’intégrer votre comptabilité dans le sien afin de la traiter directement. Top !! Gain de temps et d’argent.

Apprendre à utiliser un tableau de bord

A quoi sert-il ce tableau de bord ?

Il croise les informations suivantes :

Ce que vous avez signé/Ce que vous gagnez réellement

Ce que vous allez dépenser/Ce que vous allez gagner

Le nombre de devis fais/le nombre signés (pour le commerciaux)

Enfin bref… C’est l’outil indispensable à une bonne gestion. Outil de gestion courante, de pilotage stratégique, c’est votre nouveau meilleur ami.

Il répondra à presque toutes vos questions, vos accompagnera dans futurs investissements ou décisions stratégiques.

Le mieux est qu’il soit intégré à votre logiciel commercial et comptable.

Nous avons trouver un petit article sympa, pour vous en dire plus sur le tableau de bord. A lire ici

Laisser la porte de son bureau ouverte

La réussite passe aussi par votre équipe.

Il ne faut pas limiter la bonne gestion d’une entreprise à un plan comptable, l’équipe est le coeur de votre activité

Gardez le contact avec vos collègues. Etre en contact, ne veut pas dire d’être ami, mais permettez une ambiance agréable, soyez disponible et à l’écoute de votre équipe.

Le management n’est malheureusement pas une science exacte. Laissez où y sont les tableaux de bord d’activité, les plans de formation et les entretiens individuels et soyez simplement humain. On apprend souvent plus de chose autour d’un café que dans une salle de réunion.

Soyez à l’écoute de leurs ambitions, de leurs besoins, suivez leurs évolutions. Faites les grandir autour de votre projet d’entreprise. Laissez les agir en autonomie en les regardants de loin.

Rien de compliqué, si on ne se limite pas à la réunion hebdomadaire, et la revue des chiffres chaque mois.

Vous êtes maintenant équipé pour changer votre fonctionnement, marcher dans la voie de la bonne gestion et ainsi sauver votre entreprise.

En conclusion, ce qu’il faut retenir d’une bonne gestion, c’est avant tout la rigueur en finance, ne pas s’enfermer dans son métier, bien s’entourer et bien s’équiper. Mais aussi faire confiance à son équipe et l’intégrer à sa gestion, au-delà du salaire.

B.R. La rédaction d’Artinove

Un grand merci à Pascale BERCOVICI pour son aide dans la rédaction de cet article, pour profitez vous aussi de ses conseils voici ses coordonnées :

Agence Admiserdom services administratifs aux entreprises, conseil en gestion, formalités CFE

06.23.43.25.21 – agence.admiserdom@gmail.com

Une pensée sur “Une bonne gestion, le secret pour ne pas planter sa boîte ?

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