Vos erreurs de facturation ont un prix !

Que vous soyez un entrepreneur confirmé ou un tout jeune sorti de l’oeuf, des erreurs de facturation, vous en avez fait et vous en ferez de nouvelles. Mais certaines erreurs de facturation se réparent et d’autres peuvent réellement coûter très cher. L’artiblog passe en revue 5 erreurs courantes et leurs conséquences.

Ne pas respecter la loi !

Vous le savez déjà la rédaction d’une facture doit respecter une série de règles afin d’être conforme à la loi. Ce n’est pas fait pour vous embêter mais pour éviter que vos factures soient contestées. Parmi les 5 erreurs de facturation les plus courantes, vous trouverez celles relatives aux mentions légales. Ces règles s’appliquent à toutes les entreprises, de la société à la micro-entreprise, il n’y a pas de passe droit et ne pas les respecter peut coûter très cher lors d’un contrôle.

Afin d’éviter des erreurs de facturation, en voici une liste exhaustive :

Mentions générales :

Date d’émission de la facture.
Numérotation de la facture (celle-ci doit suivre un ordre chronologique sans trou…).
Date de la vente ou de la prestation de service.
Identité de l’acheteur et du vendeur.
N° de TVA.
Désignation et décompte du produit ou de la prestation.
Le prix unitaire HT.
Le taux de TVA appliqué au produit ou au service.
Les majorations ou réductions de prix éventuelles.
Sommes totales à payer en HT et TTC.

Mentions pour les factures adressées à un professionnel :

Date ou délai de paiement.
Taux de pénalité de retard.
Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement.

Mentions particulières dans certains cas :

« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ».
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les auto-entrepreneurs et micro-entreprises.
« Auto-liquidation » et indiquer clairement qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».
Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie. (Notamment les assurances décennales).

Ce qui peut-être obligatoire, quand l’entreprise est concernée, ce sont les certifications. Ces indications ont un double intérêts, le respect de la loi et le fait de rassurer le client.

Si l’une de ces erreurs de facturation vous concerne, attention aux amendes car en cas de contrôle cela peut vite coûter très cher.

En plus des sanctions pénales pouvant atteindre 75000€ d’amende, vous risquez 15 euros par mention manquante ou inexacte et facture. Ce montant est plafonné à 1/4 du montant de la facture.

Sans risque juridique pour l’entreprise mais l’erreur de facturation qui suit, pourrait vous faire perdre des clients.

Envoyer des factures pas suffisamment claires !

Quand il s’agit d’un devis, les entreprises savent s’étendre en explications car elles veulent vendre à tout prix leurs produits ou leurs prestations. Par contre quand il s’agit de la rédaction de sa facture, vous avez tendance à synthétiser les titres et les descriptions pour gagner du temps.

C’est l’une des erreurs de facturation les plus courantes. Vous risquez de perdre un temps précieux en explications ou pire, vous risquez une contestation de ladite facture. Si votre client conteste, attendez-vous à ne pas être payé tout de suite ou du tout…

Voici 3 conseils pour éviter cette erreur :

Il faut décrire précisément le produit qui a été vendu, ses caractéristiques techniques, la date à laquelle il a été livré et si bien-sûr, il y a eu un changement de référence. Vous devez préciser si dans le prix de vente, vous avez inclus une prestation. S’il s’agit d’une prestation de service, les règles sont les mêmes. L’important est de détailler pour éviter une contestation.

Quand c’est flou, il y a un loup…

Il faut faire référence au devis ou bon de commande qui a été signé par le client. La première raison de la contestation d’une facture, c’est de ne pas être conforme au devis.

Il faut vous faciliter l’existence en utilisant un logiciel de facturation comme artinove, vous permettant de transformer un devis signé par le client en facture et cela en quelques clics…

Ne pas choisir le bon taux de TVA.

Ne pas appliquer les bons taux de TVA peut engendrer quelques discussions sympathiques avec les agents de l’administration fiscale. Une facture peut comporter plusieurs taux de TVA à la fois (5,5%, 10% ou 20%,…), il est important de choisir le bon de taux de TVA et que le montant TTC soit calculé correctement.

En n’utilisant pas de logiciel de facturation, vous risquez une erreur de calcul ou un mauvais arrondi qui engendra la fameuse erreur de facturation, sujet de notre article.

Un logiciel de facturation se charge de calculer le montant exact de la TVA et surtout permet de créer une bibliothèque d’articles prés configurés avec un taux de TVA appliqué à chaque article.

Ne pas faciliter les règlements.

Nous sommes tous d’accord, une entreprise facture suite à une action et dans le but d’être payé. La facture arrange notre chiffre d’affaires, le règlement notre trésorerie. Donc pourquoi mettre des bâtons dans les roues de nos règlements. La durée moyenne du recouvrement d’une facture est de 35 jours et voir 60 jours dans certains secteurs.

Voici quelques-unes de nos astuces pour gagner du temps en recouvrement :

Indiquez vos coordonnées bancaires en bas de vos factures afin de favoriser le paiement par virement bancaire. Cette mention n’est pas obligatoire mais cela peut être très utile et réduit considérablement les délais de paiements.

Proposer de nouveaux moyens de paiement, en utilisant un logiciel de facturation comme artinove vous pouvez coupler l’application mobile avec une application de carte bancaire et enregistrer des règlements directement chez votre client. Quand vous sortez de chez votre client, il est facturé et encaissé…

Suivre vos règlements et vos relances, il est primordial de savoir qui vous doit de l’argent. Trop d’entreprises font faillite à cause d’une mauvaise gestion des règlements clients. Sur votre logiciel de facturation vous devez pouvoir suivre les règlements mais également savoir rapidement quelles sont les factures en retard !

Ne pas utiliser un logiciel de facturation homologué !

Dans la famille des erreurs de facturation qui coûte très cher, je demande le paternel… Au 1er Janvier 2018, il sera interdit d’utiliser un logiciel non homologué et il est déjà prohibé de réaliser ses factures à l’aide des logiciels Word, Excel ou autres…

C’est très pratique pour modifier, supprimer, arranger une facture mais c’est interdit. Quels sont les risques ?

Au 1er janvier 2018, toutes les entreprises qui ne pourront pas justifier de l’utilisation d’un logiciel conforme à la loi de finance 2016 pourront se voir réclamer 7500€ d’amende et l’obligation de s’équiper. Aujourd’hui en utilisant Excel par exemple, vous risquez les sanctions liées au mentions légales.

Au delà du facteur législatif, vous risquez sérieusement de ne pas être payé en présentant une facture non conforme à vos clients.

Il existe certainement d’autres erreurs de facturation que nous n’avons pas remonté, n’hésitez pas à les indiquer en commentaire.

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